Авансовый отчет

Авансовый отчет (форма АО-1) служит для подтверждения расходования сумм, выданных ранее, подотчетными лицами. В разделе представлены: бланк авансового отчета, описание, рекомендации по заполнению авансового отчета.
Полезная информация
Описания

Авансовый отчет (АО-1)

Авансовый отчет – это первичный документ, который служит для подтверждения израсходования сумм, выданных ранее, подотчетными лицами. Денежные средства под отчет могут выдаваться для следующих целей:

  • аванс на оплату командировочных расходов;
  • аванс на хозяйственно-операционные расходы;
  • в порядке возмещения произведенных сотрудником командировочных расходов.

Бланк авансового отчета имеет унифицированную форму № АО-1 и заполняется в единственном экземпляре. Выдача наличных денег под отчет производится через кассу организации по расходному кассовому ордеру, в котором указывается целевое назначение данной суммы. Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем.

Подотчетное лицо обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие расходы.

Форма авансового отчета двухсторонняя. Заполнение бланка авансового отчета подотчетным лицом начинается с указания на лицевой стороне наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, должности, своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы). В табличной части лицевой формы авансового отчета подотчетное лицо указывает данные о предыдущем авансе, полученных денежных средствах в настоящее время, их расходе, перерасходе или остатке. На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо указывает документы, которые подтверждают расходы (квитанции, товарные чеки, командировочное удостоверение и др.) и сумму затрат на основании этих документов.

Дальнейшее заполнение авансового отчета осуществляется бухгалтером (бухгалтерская запись, отметка о проверке отчета, указание суммы прописью и цифрами, расписка на лицевой части бланка). После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер ставит отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме. Затем на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками. Проверенный и заполненный образец авансового отчета должен быть засвидетельствован подписью с расшифровкой руководителя предприятия.

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Не допускается выдача наличных средств подотчетному лицу, имеющему задолженность по предыдущему авансу, и передача выданных под отчет наличных денег другому лицу.

Авансовый отчет
 
Унифицированная форма № АО-1
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 01.08.2001 № 55
Код
Форма по ОКУД 0302001
    по ОКПО
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
Отчет в сумме
руб. коп.
Номер Дата Руководитель    
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ (должность)
 
(подпись) (расшифровка подписи)
« »   20   г.
Код
Структурное подразделение      
Подотчетное лицо     Табельный номер
(фамилия, инициалы)
Профессия (должность)     Назначение аванса    
Наименование показателя Сумма, руб. коп.     Бухгалтерская запись
 Предыдущий аванс остаток дебет кредит
перерасход счет, субсчет сумма, руб.коп. счет, субсчет сумма, руб.коп.
 Получен аванс 1.
 1а. в валюте (справочно)  
 2. 
 2а. 
 Итого получено
 Израсходовано
  Остаток    
  Перерасход
Приложение   документов на  листах
Отчет проверен. К утверждению в сумме ( руб. коп.)
(сумма прописью)
Главный бухгалтер    
(подпись) (расшифровка подписи)
Бухгалтер      
(подпись) (расшифровка подписи)
Остаток внесен в сумме руб. коп. по кассовому ордеру № от « » 20 г.
Перерасход выдан
Бухгалтер (кассир)        « » 20 г.
(подпись) (расшифровка подписи)
л и н и я   о т р е з а
Расписка. Принят к проверке от авансовый отчет № от « » 20 г.
на сумму   , количество документов на   листах
(сумма прописью)
Бухгалтер      « » 20 г.
(подпись) (расшифровка подписи)