Процедура направления работника в командировку

смотреть видео
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок. В разделе представлены образцы и бланки документов, описаны порядок направления сотрудника в служебную командировку и правила оформления командировки.
Полезная информация
Описания

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (статья 166 ТК РФ).

Существуют ограничения для направления отдельных категорий работников в командировки:

  • согласно ст. 259 ТК РФ запрещено отправлять в любую служебную командировку беременную женщину;
  • несовершеннолетних работников также нельзя отправлять в командировку (однако могут быть исключения, которые определяются ст. 268 ТК РФ);
  • согласно ч. 3 ст. 203 ТК РФ сотрудник, с которым заключен ученический договор, может направляться в командировки, связанные только с ученичеством;
  • согласно ст. 259 и 264 ТК РФ работники направляются в командировку только с письменного согласия и если это не запрещено медицинскими рекомендациями женщинам, которые имеют маленьких детей (до 3 лет), матерям и отцам, воспитывающим детей до 5 лет без супруга (супруги), а также опекунам (попечителей) несовершеннолетних, работникам, имеющим детей-инвалидов, а также осуществляющим уход за больным членом семьи;

При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от командирования.

В служебные командировки на основании распоряжения руководителя могут быть направлены только работники, состоящие с работодателем в трудовых отношениях.

Если в поездку направляется лицо, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор, это не командировка.

При направлении сотрудника в командировку, оформляются:

  • приказ (распоряжение) (форма №Т-9 или №Т-9а применяется для направления в командировку группы работников);
  • служебное задание (форма №Т-10а);
  • командировочное удостоверение (форма №Т-10).

В служебном задании подробно описывается цель командировки. Служебное задание оформляется по форме Т-10а, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Оформленное служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения и руководитель организации.

В графе "Краткий отчет о выполнении задания" работник по возвращению из командировки описывают проделанную работу.

Командировочное удостоверение подтверждает срок пребывания в командировке. Оно выписывается в одном экземпляре по форме Т-10 и выдается работнику. В каждом месте назначения указывается время прибытия и отъезда, отметки заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Командировочное удостоверение не оформляется, если работник направляется в командировку за пределы территории РФ, кроме случаев командирования в государства СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения.

Учет командируемых работников ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

Должность (место работы) и зарплата согласно ст. 167 ТК РФ сохраняются за сотрудником, который направлен в командировку. Кроме того, работнику возмещаются расходы, связанные с командировкой.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (статья 168 ТК РФ):

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Остальные процедуры и документы смотрите в разделе: кадровое делопроизводство.

Наиболее популярные шаблоны кадровых документов, используемые с данной процедурой:

Процедура направления работника в командировку

Направление работника в командировку

Порядок действий

Служебное задание передается работнику или хранится в кадровой службе до возвращения работника из командировки.

Внимание! Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 г. №1595 с 8 января 2015 г. при направлении работника в командировку служебное задание не оформляется.

3.

 Ознакомить работника с приказом о направлении в командировку

Приказ следует распечатать и ознакомить с ним работника под роспись - в нижней части приказа работник должен расписаться и поставить дату ознакомления.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем.

Внимание! Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 г. №1595 с 8 января 2015 г. при направлении работника в командировку командировочное удостоверение не оформляется.

Заявление заполняется непосредственно работником. Руководитель организации должен проставить на заявлении резолюцию о командировке (надпись в верхнем левом углу заявления: Согласовано. Подпись. Расшифровка подписи. Число).

6.

 Зарегистрировать заявление в журнале регистрации заявлений

7.

 Выдать работнику денежные средства на командировочные расходы

На основании заявления о выдаче средств на командировочные расходы заполняется расходный кассовый ордер. После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Выдача денег производится при условии полного отчета работника по ранее выданному ему авансу.

8.

 Вручить работнику командировочное удостоверение

 Дата выбытия из организации заверяется подписью уполномоченного лица (работника кадровой службы, начальника соответствующего структурного подразделения и т.д.) и печатью организации. По прибытии в место командировки в командировочном удостоверении ставится дата прибытия и заверяется также печатью. В случае если работник в течение командировки перемещается в разные места в рамках выполнения одного задания, то прибытие и выбытие из мест назначения также заверяются подписью уполномоченного лица и печатью.

Внимание! Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 г. №1595 с 8 января 2015 г. при направлении работника в командировку командировочное удостоверение не оформляется.

9.

 Зарегистрировать факт выбытия работника в командировку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

10.

Проставить в командировочном удостоверении отметку о возвращении в организацию

По возвращении работника в организацию уполномоченное лицо проставляет отметку в командировочном удостоверении о прибытии и заверяет печатью.

Внимание! Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 г. №1595 с 8 января 2015 г. при направлении работника в командировку командировочное удостоверение не оформляется.

11.

Получить от работника отчет о выполнении задания в служебном задании

По возвращении из командировки работник заполняет графу "Краткий отчет о выполнении задания" и ставит свою подпись. Ниже подписи работника руководитель структурного подразделения пишет заключение о выполнении задания (выполнил ли работник задание), ставит подпись и дату.

Внимание! Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014г. №1595 с 8 января 2015 г. при направлении работника в командировку отчет о выполнении задания не оформляется.

Срок: 3 рабочих дня со дня возвращения работника из командировки.

12.

Получить от работника отчет о потраченных средствах

Все командировочные расходы должны быть подтверждены документально (билетами, квитанциями и т.д.). Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом. Если работником было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если было потрачено больше, то перерасход выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру на основании приказа.

Срок: 3 рабочих дня со дня возвращения работника из командировки.

 

Это все, что необходимо выполнить в рамках процедуры
для условий, указанных вами в опросном листе.
Осталось:
• заполнить и распечатать документы,
• последовательно выполнить инструкцию.

 

 Нормативная документация

- ст. 259 ТК РФ

- ст. 264 ТК РФ