Должностная инструкция для специалистов секретариата

смотреть видео
Должностная инструкция офис-менеджера и других специалистов секретариата не имеет унифицированной формы. В разделе можно составить и скачать образец должностной инструкции для офис-менеджера и других работников секретариата.
Полезная информация
Описания

Сведения о специалистах секретариата

В небольших организациях обязанность по ведению делопроизводства, принятию телефонных звонков, приему посетителей, обеспечению сотрудников канцелярскими товарами и иными расходными материалами, а также осуществление деятельности по подготовке совещаний и собраний выполняет один офис-менеджер, а в крупных организациях данную работу выполняет целый отдел – секретариат.

Секретариат – это структурное подразделение организации, основной функцией которого, является выполнение работы организационно-исполнительного характера по обслуживанию руководства.

Численный состав и штат специалистов секретариата может быть различным.

В секретариат могут входить следующие сотрудники:

  • помощник директора;
  • администратор;
  • офис-менеджер;
  • переводчик.

На выше перечисленные должности могут приниматься лица с различным уровнем образования и стажем работы в соответствии с Квалификационным справочником должностей, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. № 37.

Должностная инструкция офис менеджера и других специалистов секретариата

Работа специалистов секретариата регламентируется соответствующими должностными инструкциями.

В представленном образце должностной инструкции устанавливаются перечень прав и обязанностей всех специалистов секретариата.

Рассмотрим более подробно должностную инструкцию офис-менеджера. Этот документ составляется кадровыми специалистами в произвольной форме.

В должностной инструкции офис- менеджера должны прописываться следующие сведения:

  • трудовые функций, которые могут быть поручены работнику (например: организация работы офиса, ведение делопроизводства и организация документооборота, разработка и ведение расходов на офисные нужды и т.д.);
  • уровень профессиональной подготовки офис-менеджера, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей;
  • перечень знаний, методов и средств, которые должен уметь применять работник при выполнении своих должностных обязанностей (например: основы делопроизводства, основы документационного обеспечения управления и т.д.).

Должностная инструкция офис менеджера может быть оформлена в виде приложения к трудовому договору или как отдельный документ.

Специалист секретариата должен быть ознакомлен с должностной инструкцией, о чем ставится его виза об ознакомлении на самом документе, либо на специальном бланке.

Должностная инструкция для специалистов секретариата

Приложение № 

к трудовому договору № от г.

заключенному между  и

УТВЕРЖДАЮ:

 

 

__________  

г.

Должностная инструкция

1.

Общие положения

1.1.

Наименование структурного подразделения: .

1.2.

Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и полномочия  (далее по тексту - "Работник").

1.3.

"Работник" относится к категории: .

1.4.

Порядок назначения на должность и освобождения от должности "Работника" определяется в соответствии с .

1.5.

"Работник" в своей работе руководствуется следующими документами:

- действующим законодательством РФ;

- положением о структурном подразделении;

- постановлениями и распоряжениями вышестоящей организации;

- приказами руководителя организации;

- распоряжениями руководителя структурного подразделения;

- настоящей должностной инструкцией;

 
-  ;

- трудовым договором.

1.6.

"Работник" в своей работе непосредственно подчиняется:

-  

 

1.7.

"Работнику" непосредственно подчинены:

-  

 

2.

Функции

3.

Должностные обязанности

3.1.

"Работник" должен выполнять основные обязанности, предусмотренные документами, регламентирующими правила внутреннего трудового распорядка и действующими в организации.

4.

Права и полномочия

5.

Ответственность

5.1.

"Работнику" необходимо отвечать за свои действия (бездействия) в рамках зафиксированных в п.п. 34 настоящей инструкции обязанностей, прав и полномочий.

5.2.

"Работник" несет дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, предусмотренном законодательством.

6.

Требования к квалификации

6.1.

Требования к квалификации "Работника" установлены на основании требований документа "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утв. постановлением Минтруда от 21 августа 1998 г. № 37).

6.2.

Квалификация "Работника" должна соответствовать следующим требованиям:

Навыки:

- Административные навыки: "Работник" должен уметь: .

- Специальные навыки: "Работник" должен уметь: .

Опыт работы:  не менее .   

Согласовано:

 

 

С должностной инструкцией ознакомлен(а)  
(подпись) (расшифровка подписи)
  г.