Обложка личного дела

Личные дела работников оформляются специальным образом и относятся к документам по личному составу. Обложки личных дел постоянного или временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу составляются и оформляются в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения".

Данные, которые должны быть указаны на образце обложки личного дела:

• наименование организации (на верхнем поле обложки указывается в именительном падеже; если у организации есть официальное сокращенное название, оно указывается в скобках);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• архивный шифр дела (порядковый номер по описи);
• номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
• заголовок дела;
• крайние даты дела, то есть даты подписания приказа о приеме и увольнении лица (указываются арабскими цифрами);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела (на обложках личных дел постоянного хранения, то есть личных дела руководителей организации пишется: «хранить постоянно»).

Этот документ используется в следующих процедурах:

• Прием на работу работника при прохождении альтернативной гражданской службы;
• Прием на работу руководителя;