Процедура выдачи копий документов, связанных с работой

смотреть видео
Выдача документов, связанных с работой начинается с подачи работником соответствующего заявления. В разделе представлена процедура выдачи копий документов, связанных с работой- описание порядка выдачи и бланки необходимых документов.
Полезная информация
Описания

Основания для выдачи работнику копий документов, связанных с работой

В хозяйственной деятельности любой организации, независимо от ее размеров и специализации существует значительный документооборот, который составляется для внутреннего (для сотрудников организации) и внешнего пользования (для контрагентов, контролирующих органов и т.д.).

Часто возникают ситуации, когда работнику нужны документы, связанные с его работой в организации, например:

  • оформление приема на работу по совместительству;
  • подтверждение трудового стажа;
  • получение различных денежных выплат;
  • получение кредита;
  • увольнение;
  • и иные ситуации.

Порядок выдачи документов регулируется ст. 62 ТК РФ.

Согласно данной статье работодатель обязан безвозмездно выдать по заявлению работника документы (или копии), связанные с работой, например:

  • копия приказа о приеме на работу;
  • копия приказа о перевод на другую работу;
  • копия приказа об увольнении с работы;
  • выписка из трудовой книжки;
  • справка о заработной плате;
  • справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • справка о периоде работы у данного работодателя;
  • иные.

Данный перечень открытым. Следовательно, работник может потребовать копию иного документа, прямо не оговоренного в ТК РФ, если сочтет, что этот документ содержит информацию о его трудовой деятельности.

Порядок выдачи работнику документов, связанных с работой

Инициирует процедуру выдачи документов (или их копий), связанных с работой, сам работник путем подачи заявления на имя руководителя организации.

Заявление составляется в произвольной форме, так как унифицированной формы заявления выдаче документов, связанных с работой трудовым законодательством РФ не разработано.

В заявлении работник должен перечислить наименование тех документов, которые ему необходимо получить.

С заявлением работника руководитель организации должен ознакомиться и проставить визу или отметку, свидетельствующую о том, что он осведомлен о желании работника.

Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику документы, связанные с работой.

В случае нарушения данного срока или отказа, работодатель может быть привлечен к ответственности по п.1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Все документы, выдаваемые работнику по его просьбе, должны быть надлежащим образом оформлены. Например, они должны содержать: печать организации, подпись руководителя или уполномоченного им лица, номер и дата составления документа.

Если выдается копия, то она должна быть заверена следующим образом:

  1. ставится отметка о том, что данная копия верна;
  2. указываются сведения о лице, заверившем копию (должность лица, подпись и расшифровка подписи);
  3. ставится дата заверения копии;
  4. проставляется печать организации.

Копии документов, связанных с работой, в зависимости от вида, могут быть заверены службой кадров или бухгалтерией организации.

Остальные процедуры и документы смотрите в разделе: кадровое делопроизводство.

Наиболее популярные шаблоны кадровых документов, используемые с данной процедурой:

Процедура выдачи копий документов, связанных с работой

Выдача документов, связанных с работой

 Порядок действий

Заявление заполняется непосредственно работником. Руководитель организации должен проставить на заявлении резолюцию о выдаче документов (надпись в верхнем левом углу заявления: Согласовано. Подпись. Расшифровка подписи. Число).

2.

Зарегистрировать заявление в журнале регистрации заявлений

3.

Обратиться к материалам кадрового делопроизводства

 Собрать и/или подготовить затребованные Работником документы, если оригинал документа должен храниться у Работодателя, то  изготовить с них копиии заверить их. На копии ниже подписи проставляется заверительная надпись "Верно", или "Копия верна", должность заверителя, его личная подпись, расшифровка подписи (указываются инициалы, фамилия), дата заверения.

Результат: собранный пакет документов для выдачи работнику.

Затраты: документы предоставляются бесплатно.

4.

Выдать изготовленные копии и/или документы работнику

О получении документов и/или копий работник расписывается на заявлении, либо оставляет роспись в журнале учета выдачи работникам документов, связанных с работой.

 Срок: 3 рабочих дня.

 

Это все, что необходимо выполнить в рамках процедуры
для условий, указанных вами в опросном листе.
Осталось:
• заполнить и распечатать документы,
• последовательно выполнить инструкцию.

 

Нормативная документация

- ст. 62 ТК РФ.

- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".