Процедура составления и утверждения номенклатуры дел

смотреть видео
Составление и утверждение сводной номенклатуры дел организации проводится в конце года. В разделе представлена процедура составления номенклатуры дел: порядок создания, правила утверждения, бланки необходимых документов.
Полезная информация
Описания

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Общее назначение номенклатуры - упорядочивание документов организации, формирование их в дела.

Процедура составления и утверждения должна проводиться в конце текущего года, а результатом ее проведения является общая (сводная) номенклатура дел организации. Документ пересматривается и уточняется каждый год, а не реже чем раз в 5 лет заново разрабатывается и согласовывается.

Формирование общей (сводная) номенклатуры происходит объединением номенклатур дел структурных подразделений, если таковые созданы в организации.

Порядок составления номенклатуры дел

Процедура составления (создания) номенклатуры дел начинается с издания соответствующего приказа. Этот приказ включает указания руководителя о порядке, дате разработки и ответственных за подготовку лицах.

В соответствии с приказом ответственное лицо или подразделение формирует номенклатуры дел структурных подразделений (при их наличии) либо сразу общую (сводную).

Согласно абз. 2 п. 3.4.7 "Основных Правил работы архивов организаций" при составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Особое внимание нужно уделить штатному расписанию, так как оно является основой для определения структуры номенклатуры дел (абз. 3 п. 3.4.8 "Основных Правил работы архивов организаций").

При необходимости подключается экспертная комиссия, по результатам работы которой оформляется протокол (решение). Экспертная комиссия решает такие задачи, как отбор документов для передачи в архив, определение срока хранения документов, рассмотрение описей дел, уничтожение документов.

После согласования проекта с ответственными лицами и экспертной комиссией сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации либо проставлением грифа утверждения либо изданием отдельного приказа. Выписки из номенклатуры дел направляются в структурные подразделения. На основании выписок в течение года формируются дела в структурных подразделениях.

Завершение оформления номенклатуры дел

В конце календарного года оформляется итоговая запись о количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В ней указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно, а также, переходящих на следующий год.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (гл. 3.7 "Основных Правил работы архивов организаций").

Остальные процедуры и документы смотрите в разделе: кадровое делопроизводство.

Наиболее популярные шаблоны кадровых документов, используемые с данной процедурой:

Процедура составления и утверждения номенклатуры дел

 Соcтавление и утверждение номенклатуры дел

 Порядок действий

Срок: последний квартал текущего года

3.

Изучить состав документов, образующихся в процессе деятельности организации

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Номенклатура дел организации должна составляться на основании индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений.Перечень всех дел, содержащихся в номенклатуре дел структурного подразделения, должен быть размещен по степени важности.

5.

Согласовать проект номенклатуры дел организации с ответственными лицами и экспертной комиссией организации

Необходимо согласовать номенклатуру с:

- ответственным за архив организации;

- руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления;

- экспертной комиссией (ЭК) организации в случае ее создания.

Результат:

- поставлены подписи ответственных лиц в проекте номенклатуры дел;

- cоставлен протокол экспертной комиссии организации и подписан председателем, секретарем и членами комиссии.

Срок: последний квартал текущего года

8.

Направить выписки из утвержденной номенклатуры дел структурным подразделениям организации для использования в работе

Срок: последний квартал текущего года

9.

Заполнить итоговые записи в номенклатуре (номенклатурах) дел

На последнем листе номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Итоговая запись представляет собой таблицу, в которой указывается количество дел по­стоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указыва­ется количество дел, переходящих на следующий год и дела с отметкой ЭПК архивного учреждения.

Срок: по окончании  календарного года, на который составлялась номенклатура.

 

Это все, что необходимо выполнить в рамках процедуры
для условий, указанных вами в опросном листе.
Осталось:
• заполнить и распечатать документы,
• последовательно выполнить инструкцию.

 

 Нормативная документация