Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Нередко возникает вопрос: как оформить вкладыш в трудовую книжку? Согласно законодательству оформлением вкладыша в трудовую книжку должен заниматься сотрудник отдела бухгалтерии или кадровой службы.

Трудовые отношения между нанимателем и сотрудником оформляются путем заключения трудового соглашения. Вся информация о трудовом стаже работника заносится в трудовую книжку путем записей в хронологическом порядке. Законодательством под трудовой книжкой понимается основной документ, подтверждающий рабочую деятельность гражданина (ст. 66 Трудового кодекса РФ).

В зависимости от количества мест работы, которые меняет гражданин за свою жизнь, от иных сведений о рабочей деятельности, общее число записей в книжке может превысить допустимое количество. Так как выдача работнику новой книжки не допускается, законодательство предусматривает заполнение вкладыша в трудовую книжку, который по юридической силе равен основному документу и подшивается к нему в качестве единого целого.

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года. Поскольку вкладыш является бланком строгой отчетности, он содержит уникальные идентификационные данные — номер и серию. Изготавливаются вкладыши типографским способом, при этом на последней странице вкладыша указывается данные о типографии, отпечатавший документ.

Учет выданных и испорченных вкладышей в организации осуществляется в унифицированном журнале учета трудовых книжек, за оформление которого отвечает сотрудник кадрового подразделения.

Выдача вкладыша в трудовую книжку предусматривает соблюдение ряда условий, установленных трудовым законодательством:

  • Документ выдается и заполняется кадровым подразделением работодателя, во время работы у которого все страницы трудовой книжки оказались заполнены;
  • Дата выдачи любого нового вкладыша должна соответствовать фактической дате их заполнения и не совпадает с датой выдачи самой книжки;
  • При оформлении титульной страницы вкладыша заносятся личные данные работника на момент заполнения;
  • Вкладыш удостоверяется подписью представителя работодателя и печатью юридического лица, а сотрудник ставит подпись под записями на титульном листе вкладыша.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Общий порядок заполнения вкладыша соответствуют принципам выдачи и оформления записей в трудовую книжку. Действующее законодательство не содержит ограничений по количеству оформленных вкладышей – по мере окончания первого выдает второй, и так далее. Главное правило – каждый вкладыш должен быть подшит в книжку.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку? Кадровое подразделение после оформления вкладыша подшивает его к трудовой книжке сотрудника. По установленному правилу, без подшивки к трудовой книжке вкладыш является недействительным и не имеет юридической силы.

При оформлении вкладыша предусматривается единая с трудовой книжкой сквозная нумерация, т.е. первый лист вкладыша будет иметь номер, следующий за последним листом книжки. Если последняя графа трудовой книжки закончилась записью с оборванной строкой (не была дописана до конца), допускается продолжить запись уже во вновь оформленном вкладыше. Таким же образом в последующем новом вкладыше продолжается оборванная запись в последней строке предыдущего вкладыша.

Личные данные сотрудника (например, фамилия) в случае их смены исправляются как в самой книжке, так и во вкладыше. Порядок внесения изменений в личные данные предусмотрен постановлением Минтруда № 69.

При оформлении любого нового вкладыша на заглавном листе трудовой книжке ставится отметка об этом факте. Также первый лист вкладыша должен заверяться сотрудником кадрового подразделения, ответственным за заполнение трудовых книжек, и печатью организации.

Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена в постановлении № 69) предусматривает, что в случае допущенной ошибки при оформлении нового вкладыша, запрещается вносить в него изменения. В этом случае вкладыш уничтожается с указанием оснований утилизации в журнале учета. После уничтожения испорченного документа на работника заполняется новый вкладыш.

После увольнения сотрудника из организации, ему выдается на руки трудовая книжка с подшитым вкладышем. В случае потери или уничтожения трудовой со вшитым вкладышем, гражданин восстанавливает их по общим правилам, предусмотренным в отношении трудовых книжек. В этой ситуации как на трудовой книжке, так и на вкладыше, ставится отметка «дубликат».

Образец выдаваемого вкладыша в трудовую книжку предусмотрен в постановлении Министерства труда РФ от 10 октября 2003 года № 69, утвердившего инструкцию по заполнению трудовых книжек». Вкладыш, как и трудовая книжка, считается унифицированным документом строгого образца.