Как заверить трудовую книжку - правила

Информация актуальна на момент размещения.
Дата публикации: 05.10.2017.

Трудовая книжка, заверенная работодателем, - это копия документа, выдаваемого вместо оригинала, по требованию работника. Копию трудовой книжки запрашивают при решении многих вопросов: кредит в банке, обращение в суд, оформление инвалидности и прочее. Сегодня не существует четких нормативов по оформлению дубликата или копии. Но неправильно заверенная трудовая книжка может стать причиной затягивания с решением вопроса, для которого был затребован документ.

Как правильно заверить трудовую книжку и отличить копию от дубликата, выдача которого регламентируется Инструкцией, утв. 69-м Постановлением Минтруда?

Содержание:

• Требования, предъявляемые к оформлению копии «Трудовым кодексом.
• На что следует обратить основное внимание при оформлении.
• Кто может являться заверителем копии трудовой книжки.
• Как правильно оформить заверение.
• Рекомендации специалистов.

Правовое обоснование

Важно знать! Разница между копией и дубликатом заключается в том, что дубликат трудовой книжки выдается взамен утраченного документа. Копия не заменяет книжку и не является действительной при ее отсутствии.

Для начала стоит изучить законы, связанные с оформлением документов. Например, статья 62 «Кодекса о труде», сообщает о том, что работодатель обязан выдавать копии трудовых книжек по заявлению работников. Статьи 84.1 и 89 трудового кодекса описывают права граждан, желающих получить копию:

• копия выдается в течение трех дней после подачи заявления;
• деньги за оформление документа не взымаются.

Копия должна содержать фразу «работает в настоящее время». После того как сделаны копии страниц и выполнено заверение, сотрудник отдела кадров вносит необходимую запись на последнюю страницу и указывает дату. Для чего штампом мы заверяем трудовую книжку «работает по настоящее время»? Эта фраза сообщает о том, человек в данный момент трудоустроен, и вносится только в копию документа, которую после всех манипуляций должен освидетельствовать нотариус в нотариате. Оригиналы и дубликаты в подобных записях не нуждаются.

Моменты, требующие особого внимания при оформлении

Необходимость сделать срочный дубликат трудовой книжники возникает в следующих ситуациях:

• оформление пенсии, вопрос о начислении;
• получение загранпаспорта;
• кредитование;
• признание инвалидности;
• обращение в суд;
• прочее.

В любом случае, копия должна быть выполнена правильно, иначе развитие любого дела может приостановиться по причине неграмотного оформления документов.

1. Копия должна содержать все реквизиты согласно российским ГОСТам.
2. Копия должна быть выдана заявителю не позднее трех дней с момента подачи заявления.
3. Когда вместо копии делается выписка по отдельным срокам, нужно взять реквизиты указанные на первой странице и странице относящейся к конкретному трудовому периоду.

Заверение трудовой книжки выполняется согласно специально разработанным нормативам:

• заверение каждого листа;
• соблюдение формата;
• наличие подписи и печати.

Специалисты рекомендуют заявителю контролировать процесс оформления копии, так как не все сотрудники, выдающие подобные документы, знакомы с делопроизводством. Поэтому ошибки, создающие определенные проблемы, возникают достаточно часто.

Требования к заверителю

Заверяется документ, как правило, в отделе кадров. Гражданин пишет заявление, указывая в нем имя организации, требующей копию, расписывается, ставит дату заполнения. Но это касается крупных компаний и предприятий. В ИП, ООО или других предприятиях малого бизнеса, оформлением и выдачей документов обычно занимается руководитель или управляющий. В этом случае можно не писать заявление, обратившись с просьбой лично к предпринимателю. Но прошение также должно быть удовлетворено бесплатно и в течение трех дней. Если гражданин является безработным в момент сбора документов, то ему следует обратиться за помощью в нотариальную контору, где нотариус заверит копию.

Правила оформления копии

Процедура получения копии не занимает много времени, но требует соблюдения определенных норм и правил, а также грамотности и аккуратности при оформлении страниц. Образец заверения трудовой книжки выглядит следующим образом:

• ксерокопия должна быть отличного качества, масштаб 1:1;
• копии страниц лучше делать на белом листе форматом А4, в книжной ориентации;
• каждая скопированная страница должна быть отмечена печатью и записью «копия верна»;
• под каждой печатью должна указываться дата получения, должность, ФИО и подпись заверяющего человека;
• Последняя страница должна содержать запись следующего вида: «В настоящее время работает (должность)…».

Существует другой вариант заверения трудовой книжки:

• каждая страница ксерокопии нумеруется;
• все листы прошнуровываются;
• на место крепления ниток наклеивается бумажный квадрат;
• на приклеенной бумаге выполняется запись: «прошито, пронумеровано, (количество листов)»;
• рядом с записью ставится печать и указывается дата получения, должность, ФИО и подпись заверяющего человека

Важно знать! Оттиск правильно поставленной печати немного захватывает текст записи и подпись.

Рекомендации специалистов как заверить трудовую книжку

Не рекомендуется размещать на одном листе бумаги сразу 4 страницы копии. Но все инстанции примут подобный документ. На одном развороте следует выполнять 2 страницы копий.

Недавно в нормативных актах внизу страницы достаточно было написать слово «Верна». Эти правила устарели. Теперь каждая ксерокопированная страница подписывается «Копия верна».

Печать, подпись, данные заверителя и отметку ставят в нижнем левом углу каждой страницы копии документа. В правом верхнем углу эти данные ставятся на дубликате.

Действительной будет считаться только подпись руководителя или уполномоченного с указанием лица, несущего ответственность за сохранность, учет и выдачу трудовых книжек. На копии должны быть указаны должность заверителя и стоять его подпись.

Несмотря на огромное количество существующих печатей, действительной считается только круглая печать компании или оригинальная печать кадровой службы.

Копия имеет свои сроки действия, поэтому на каждом документе, чуть ниже подписи, следует указывать дату его изготовления в виде цифр или букв и цифр.

Важно помнить, что правильно оформленная копия трудовой книжки поможет сохранить время, силы, нервы и денежные средства гражданина.