Процедура составления и утверждения графика отпусков

смотреть видео
При составлении и утверждении графика отпусков учитывается ТК РФ и пожелания работников. В разделе представлен график отпусков: составление и изменение, описание и образцы графика отпусков, рекомендации по заполнению от кадровых специалистов.
Полезная информация
Описания

Согласно ст.123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Дата утверждения графика отпусков может быть любой, но не должна быть позднее двух недель до первого января.

Таким образом, график отпусков - это локальный нормативный акт, который применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график отпусков всех работников одного работодателя.

В графике отпусков отражаются все ежегодные оплачиваемые отпуска:

  • - основные оплачиваемые отпуска;
  • - дополнительные оплачиваемые отпуска.

Составление и утверждение графика отпусков.

При составлении графика отпусков должны учитываться:

  • требования законодательства;
  • пожелания работников;
  • специфика деятельности работодателя.

Должны учитываться требования законодательства к стажу работы, дающему право на ежегодные оплачиваемые отпуска, к продолжительности и очередности отпусков (ст.121, ст.122, ст.123 ТК РФ).

Наряду с ежегодными основными оплачиваемыми отпусками в графике отпусков учитываются и дополнительные оплачиваемые отпуска. В ст.116 ТК РФ определяются работники, имеющие право на ежегодные дополнительные отпуска.

Графика отпусков составляется по унифицированной форме (форма №Т-7), утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

В форме графика отпусков фамилия, имя, отчество работника указываются полностью, без сокращений.

В графе "Количество календарных дней" формы графика отпусков цифрами указывается продолжительность отпуска работника в календарных днях. Поскольку некоторые отпуска установлены в рабочих днях и сутках, то кадровой службе предстоит перевести рабочие дни в календарные.

Согласно методике, предложенной в письме Минтруда России № 625-ВВ от 01.02.2002, перевод в календарные дни осуществляется следующим образом:

  • от даты начала ежегодного основного отпуска отсчитывается определенное количество в календарных днях;
  • от даты, следующей за последним днем отпуска, отсчитывается определенное количество дней дополнительного оплачиваемого отпуска в расчете на 6-дневную рабочую неделю;
  • полученный период переводится в календарные дни.

Если по соглашению между работником и работодателем отпуск работника разделяется на части, то в этой графе указывается количество календарных дней каждой части в отдельных строках. Одна из частей должна быть не менее 14 дней.

Составленный и согласованный с выборным органом первичной профсоюзной организации график отпусков передается на утверждение руководителю организации.

Как правило, график отпусков утверждается руководителем работодателя - директором, генеральным директором или другими лицами, наделенными полномочием утверждать график отпусков в установленном законом порядке.

Рекомендуется ознакомить работников с утвержденным графиком отпусков. Факт ознакомления может быть закреплен путем подписания всеми сотрудниками листа ознакомления.

Остальные процедуры и документы смотрите в разделе: кадровое делопроизводство.

Наиболее популярные шаблоны кадровых документов, используемые с данной процедурой:

Процедура составления и утверждения графика отпусков

Составление и утверждение графика отпусков

Порядок действий

3.

Ознакомить с приказом заинтересованных лиц

Приказ следует распечатать и ознакомить с ним лиц, принимающих участие в составлении графика отпусков под роспись - в нижней части приказа работники должны расписаться и поставить дату ознакомления.

4.

Собрать пожелания работников организации в письменном виде (опросный лист)

5.

Определить работников, имеющих приоритет в получении отпуска в удобное время

Работники, имеющие приоритет в получении отпуска в удобное время:

- несовершеннолетний работник;

- муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;

- граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;

- Герои Советского Союза, Герои Социалистического Труда, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы;

- граждане, награжденные знаком «Почетный донор России»;

- граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр);

- ветераны ВОВ.

6.

Определить работников с правом на получение дополнительного оплачиваемого отпуска

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

7.

Собрать информацию о планах работодателя на весь календарный год

Оценить все пожелания работодателя, специфику его деятельности, производственные, финансовые и иные планы, от которых зависит формирование графика отпусков.

8.

Оформить график отпусков

В графике отпусков указываются ежегодные основные оплачиваемые отпуска, дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.

Срок: не позднее чем за две недели до наступления следующего года.

9.

Утвердить график отпусков у руководителя организации

Уполномоченное лицо (руководитель организации) должно проставить на графике отпусков резолюцию в верхнем правом углу графика: Утверждаю. Должность. Подпись. Расшифровка подписи. Число.

Срок: не позднее чем за две недели до наступления следующего года.

10.

Ознакомить работников с графиком отпусков под роспись в листе ознакомления

 

Это все, что необходимо выполнить в рамках процедуры
для условий, указанных вами в опросном листе.
Осталось:
• заполнить и распечатать документы,
• последовательно выполнить инструкцию.

 

Нормативная документация

- ст.116 ТК РФ

 - ст.123 ТК РФ