Процедура назначения лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

смотреть видео
Процедура назначения лица, ответственного за трудовые книжки обязательна в кадровом делопроизводстве. В разделе представлена пошаговая инструкция по назначению лица, ответственного за ведение, хранение, учет трудовых книжек и их вкладышей.
Полезная информация
Описания

Согласно п. 45 Постановления Пра­вительства РФ от 16.04.2003г. № 225 на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним.

Процедура назначения лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, начинается со знакомства с нормативными актами, регламентирующими их ведение, хранение и учет. Основные регламентирующие документы:

Согласно статье 65 ТК при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю в числе прочих документов трудовую книжку, за исключением случаев, когда договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

Трудовые книжки хранятся у работодателя и выдаются работнику в день его увольнения (статья 84.1 ТК РФ).

Процедура назначения лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, начинается с издания работодателем приказа (распоряжения). Приказ доводится до сведения работника под роспись. Также с приказом необходимо ознакомить других заинтересованных лиц, например, руководителя отдела кадров или работника, ответственного за работу с трудовыми книжками на время отсутствия основного работника.

Издавать приказ заново необходимо при передаче обязанностей по работе с трудовыми книжками другому должностному лицу.

Если в трудовом договоре или в должностной работника не указаны обязанности о ведении трудовых книжек, то далее необходимо провести процедуру поручения дополнительной работы. Выполнение работником дополнительной работы допускается только при наличии письменного согласия работника, например, в виде заявления на согласие. Заявление подписывается работником и является основанием для составления дополнительного соглашения к трудовому договору. Дополнительное соглашение закрепляет условия выполнения дополнительной работы и подписывается обеими сторонами трудовых отношений.

Передачу трудовых книжек и их бланков рекомендуется производить в соответствии с актом приема-передачи. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в организации трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников. На основании составленного акта происходит их передача под роспись.

Остальные процедуры и документы смотрите в разделе: кадровое делопроизводство.

Наиболее популярные шаблоны кадровых документов, используемые с данной процедурой:

Процедура назначения лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

 Назначение лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

Порядок действий

1.

Ознакомить работника с необходимыми документами

 Необходимо ознакомить работника с нормативными актами:

- Трудовым кодексом РФ (ст.ст. 65, 66, 84.1 и др.);

- Постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003г. "О трудовых книжках";

- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003г.;

- Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденными Постановлением Правительства РФ №555 от 24.08.2002г.;

- Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденным Приказом Минфина России №117н от 22.12.2003г.;

- Порядком установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденным Постановлением Минтруда России №50 от 24.06.1994г.

4.

Ознакомить работника с приказом о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них под роспись

Приказ следует распечатать и ознакомить с ним работника под роспись - в нижней части приказа работник должен расписаться и поставить дату ознакомления.

В случае, когда невозможно довести до сведения работника содержание приказа или в случае отказа работника ознакомиться с ним, на приказе ставится соответствующая запись.

5.

Составить акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них за подписями сдавшего, принявшего и свидетелей

 

Это все, что необходимо выполнить в рамках процедуры
для условий, указанных вами в опросном листе.
Осталось:
• заполнить и распечатать документы,
• последовательно выполнить инструкцию.

 

Нормативная документация

  - ст. 5.27 КоАП

 - ст.65  ТК РФ

 - ст.66 ТК РФ

-  ст. 84.1 ТК РФ