Номенклатура дел организации

смотреть видео
Номенклатура дел утверждается руководителем организации (например, директором ООО). В разделе можно составить номенклатуру дел организации по образцу и скачать готовый документ.
Полезная информация
Описания

Номенклатура дел – это документ, в котором определяется состав дел, формируемых в организации и её структурных подразделениях.

Этот документ является основным учетным документом для составления описей дел постоянного и временного хранения (п.3.4.3 "Основных Правил работы архивов организаций").

Сводная номенклатура дел организации должна составляться на основании индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений.

Порядок заполнения граф подробно расписан в п. 3.4.9 "Основных Правил работы архивов организаций".

Образец номенклатуры дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Если нет структурных подразделений, то группировку делают по типу документации, пример такой группировки: "Организационно-распорядительная документация", "Бухгалтерия", "Кадры" и т.п.

Правила заполнения

Типовая номенклатура дел организации содержит в себе таблицу, состоящую из 5 граф. Графы содержат следующую информацию:

  • в первой графе проставляются индексы;
  • во второй графе включаются заголовки, которые точно отображают основное содержание документов;
  • в третьей графе указывается количество дел (томов, частей). Данная графа заполняется по окончании календарного года.

    Согласно п. 3.5.3 "Основных Правил работы архивов организаций", в одну папку должны помещаться не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом.

  • в четвертой графе указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому или ведомственному). Срок хранения может быть определен по типовой или примерной номенклатурам дел.

    Если срок хранения документа не предусмотрен типовыми или ведомственным перечнями, то срок устанавливается экспертной комиссией архивного учреждения.

  • в пятой графе "Примечание" ставятся отметки о переходящих делах, о выделении к уничтожению, о передаче в другую организацию и т.д.
  • Оформление

    В конце календарного года в выписке номенклатуры дел организации (ООО) структурные подразделения составляют итоговую запись о количестве заведенных дел (томов) внутри структурного подразделения.

    Проект номенклатуры дел должен утверждаться (подписываться) руководителем организации, лицами ответственными за документационное обеспечение и архивом.

    Если в учреждении создана экспертная комиссия (ЭК) по документационному обеспечению, то проект должен согласовываться с экспертной комиссией.

    Решения экспертной комиссии протоколируются. Номер и дата протокола ЭК организации указывается на бланке номенклатуры.

    Утвержденная в организации номенклатура дел должна быть размножена в необходимом количестве экземпляров. Первый (подлинный) экземпляр хранится в службе делопроизводства как документ постоянного хранения. Каждое структурное подразделение получает выписку, на основании которой и происходит формирование исполненных ею документов в самостоятельные дела.

    Срок хранения

    Номенклатура дел организации хранится до замены новой и не менее 3 лет после передачи дел в архив или их уничтожения (приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558).

    Этот документ используется в следующих процедурах:

    Номенклатура дел организации

      УТВЕРЖДАЮ
    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ  
     г.
    г. (подпись) (расшифровка подписи)
     г.
    на   год (дата)

     

    Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед. хр. Срок хранения и № статьи по перечню Примечание
    1 2 3 4 5
     
         

     

     

     

               
    (должность)   (личная подпись)   (расшифровка подписи)   (дата)

     

               
    (должность)   (личная подпись)   (расшифровка подписи)   (дата)

     

     

    СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
    Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения
    от  г. от  г.  

     

    Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в  году
     

     

     

    По срокам хранения Всего В том числе:
    переходящих с отметкой "ЭПК"
    1 2 3 4
    Постоянного  
    Временного (свыше 10 лет)      
    Временного (до 10 лет включительно)      

     

               
    (должность)   (личная подпись)   (расшифровка подписи)   (дата)

     

     Итоговые сведения переданы в архив.

               
    (должность)   (личная подпись)   (расшифровка подписи)   (дата)