Расчет по форме 6-НДФЛ

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты должны представлять в налоговый орган по месту учета Расчет сумм налога на доходы физических лиц по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом составляется по форме 6-НДФЛ утвержденной Приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@.

Согласно п. 1.4 "Порядка заполнения и представления Расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом", утвержденного Приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@ (далее - Порядок заполнения и представления расчета 6-НДФЛ) расчет предоставляется в налоговые органы за следующие периоды:

• первый квартал;
• полугодие;
• девять месяцев;
• год.

Если налоговый агент вовремя не представит в налоговый орган расчет по форме 6-НДФЛ, то ему грозит штраф в размере 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Общие требования к заполнению формы 6-НДФЛ

Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) состоит из:

• Титульного листа;
• Раздела 1 "Данные об обязательствах налогового агента";
• Раздела 2 "Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц";
• Приложения N 1 "Справка о доходах и суммах налога физического лица";
• Приложения к Справке "Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода".

Форма 6-НДФЛ может быть оформлена в бумажном или электронном виде.

На бумажном носителе заполнить и представить Расчет могут только те налоговые агенты, у которых численность физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек включительно (абз. 6 п. 2 ст. 230 НК РФ).

Согласно п. 6.1 Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ для подачи Расчета в электронной форме потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Расчет заполняется рукописным способом чернилами черного, фиолетового либо синего цвета или с использованием соответствующего программного обеспечения в одном экземпляре (п. 1.5 Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ).

При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ данные нужно брать из налоговых регистров по НДФЛ.

В Расчете может быть столько страниц, сколько необходимо, чтобы отразить все сведения за отчетный период.

Все страницы расчета должны быть пронумерованы по порядку с 001 и до последней.

Не допускается двусторонняя печать Расчета на бумажном носителе и скрепление Расчета, приводящее к порче бумажного носителя (п. 1.7 Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ).

Каждому показателю Расчета соответствует одно поле, состоящее из определенного количества знакомест. В каждом поле указывается только один показатель (п. 1.8 Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ).

Требования к заполнению Расчета числовыми и текстовыми значениями:

• заполнение полей текстовыми или числовыми значениями осуществляется слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа (п. 1.9 Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ);
• не допускается заполнение Расчета отрицательными числовыми значениями (п. 1.10 Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ);
• заполнение полей осуществляется заглавными печатными символами (п. 1.12 Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ);
• обязательны к заполнению реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль ("0") (п. 1.13 Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ);
• если для указания какого-либо показателя не требуется заполнения всех знакомест соответствующего поля, в незаполненных знакоместах в правой части поля проставляется прочерк. Дробные числовые показатели заполняются аналогично правилам заполнения целых числовых показателей. В случае если знакомест для указания дробной части больше, чем цифр, то в свободных знакоместах соответствующего поля ставится прочерк (п. 1.14 Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ).

При подготовке Расчета с использованием программного обеспечения при распечатке на принтере допускается отсутствие обрамления знакомест и прочерков для незаполненных знакомест. Расположение и размеры значений реквизитов не должны изменяться. Печать знаков выполняется шрифтом Courier New высотой 16 - 18 пунктов (п. 1.15 Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ).

При заполнении полей Расчета с использованием программного обеспечения значения числовых показателей выравниваются по правому (последнему) знакоместу (п. 1.11 Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ).