Ситуация до внедрения FreshDoc.ru:
Компания имеет разветвленную филиальную сеть и ведет свою деятельность в нескольких субъектах РФ. В главном офисе юристы компании разрабатывают шаблоны договоров. Эти шаблоны передаются в филиалы. На местах сотрудники, используя шаблоны, составляют договоры для каждого конкретного случая. Если договор оформляется на основе утвержденного шаблона, то процедура согласования идет достаточно быстро, при этом круг согласующих лиц небольшой (3-5 человек). Но в 80% случаев условия договора не учитываются в существующих стандартизированных шаблонах. Поэтому договор требует серьезной доработки. Число согласующих лиц увеличивается в несколько раз (до 30 человек). Такой договор считается нестандартным и неизбежно проходит несколько кругов согласования. В результате, значительные временные издержки и трудозатраты существенно повышают стоимость процесса контрактования.
Решение:
Договорная база доработана и перенесена во FreshDoc.ru. На основе предоставленных стандартизированных образцов документов разработаны многовариантные шаблоны. Организована совместная работа: добавлены пользователи, распределены права доступа, выделены каталоги хранения документов для подразделений и отделов. Разработана дополнительная функциональность, сервис FreshDoc.ru внедрен в IT-ландшафт предприятия.
Коробочная версия FreshDoc.ru установлена на корпоративный сервер заказчика. Доступ пользователей, находящихся в разных филиалах, осуществляется через браузеры.
Результат:
На 75% увеличилось использование стандартных форм документов. Сотрудники филиалов организации используют при составлении договоров утвержденные шаблоны. При необходимости, база шаблонов дорабатывается централизовано под контролем юристов головного офиса.
Ускорилась процедура согласования документов, сократился круг согласующих лиц. Результатом внедрения стало уменьшение трудозатрат по поддержанию процесса контрактования на 30%.