С 1 января 2020 года в России вводятся электронные трудовые книжки.
Переход от бумажных к электронным трудовым книжкам является добровольным, то есть только с согласия работника.
Для граждан, которые начнут впервые трудовую деятельность с 1 января 2021 г. будут действовать только электронные трудовые книжки.
Электронная трудовая книжка - это цифровой формат «бумажной версии», в котором указываются аналогичные сведения о трудовой деятельности гражданина и хранятся на информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
Для передачи в ПФР сведений о трудовой деятельности работников работодателю необходимо составлять отчетность по форме СЗВ-ТД.
Форма СЗВ-ТД заполняется в отношении работников при их трудоустройстве, переводе на другую работу, увольнении, а также подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
В отчетность по форме СЗВ-ТД нужно вносить практически ту же информацию, что и в трудовую книжку.
Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 г. № 730п с 1 января 2020 г. представлять сведения следует не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Работодатель должен предоставлять форму в электронном виде усиленной квалифицированной электронной подписью.
Если численность работников менее 25, то форму СЗВ-ТД можно предоставить на бумажном носителе.
Работники могут посмотреть сведения, которые содержатся в электронной трудовой книжке через Личный кабинет гражданина на официальном сайте ПФР или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 2 ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ (далее – ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ», с учетом п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887 "Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году") работодатель должен письменно уведомить каждого работника об изменениях в законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде до 31 октября 2020 г.
Законом не регламентирован порядок составления уведомления, поэтому работодатель осуществляет уведомлениев соответствии с локальнми нормативными актами с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).
Как правило, уведомление оформляется на фирменном бланке организации с указанием следующих сведений:
К Уведомлению работодатель может приложить бланк заявления или примерный образец составления заявления о выборе формата ведения трудовой книжки.
Работодатель может направить уведомления по почте либо вручить лично работникам.
Так как за невыполнение обязанности по уведомлению работников на работодателя может быть наложен штраф в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, то у работодателя должны иметься доказательства получения работниками уведомлений. Например, у работодателя должно быть 2 экземпляра уведомления, если работнику будет передано уведомление лично в руки, так как на экземпляре работодателя работник должен расписаться в получение уведомления.
При отправке по почте, необходимо сохранить квитанцию и уведомление о получении.
Не позднее 31.12.2020 г. работники должны выбрать способ ведения трудовой книжки. Свой выбор они должны выразить в письменном заявлении, которое направляется работодателю.
В заявлении работник должен указать следующие сведения:
Если работник выбрал электронный формат, то работодатель обязан выдать ему на руки бумажную трудовую книжку.
В соответствии с п. 3 ст. 2 ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» в выдаваемой трудовой книжке вносится запись: «Подано заявление о предоставлении работодателе сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
Если работник решил сохранить бумажную трудовую книжку или не заявил о своем выборе, то работодатель обязан вносить сведения о трудовой деятельности в бумажную версию в соответствии со ст. 66 ТК РФ, а также вести электронную версию.
Важно знать, что за работником, выбравшим ведение трудовой книжки в бумажном формате, это право сохраняется при последующем трудоустройстве у другого работодателя.
Еще закон предоставляет данным работникам право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (п. 4 и 5 ст. 2 ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ»).
ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» позволяет гражданам подать заявление о выборе формата трудовой книжки работодателю в любое время, если они не имели такой возможности по 31 декабря 2020 года. К таким гражданам относятся:
Уведомление работника
по формированию сведений о трудовой деятельности
в электронном виде
Порядок действий
Электронная трудовая книжка (ЭТК) - это сведения о трудовой деятельности работника, которые в цифровом виде хранит ПФР.
Сдавать в ПФР новую форму отчетности - СЗВ-ТД
Форму нужно подавать на каждого работника, который был принят, уволен, переведен на другую постоянную работу, а также на того, кто подал заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной книжки. Срок сдачи СЗВ-ТД - 15-е число следующего месяца. Если в текущем месяце с работником ничего из этого не случилось, сдавать СЗВ-ТД не надо.
С 1 января 2021 года данные о приеме и увольнении придется сообщать не позднее рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа.
Документ можно представлять в бумажном виде.
Форму нужно будет заверять подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при ее наличии).
Уведомить работника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде
По 31 октября 2020 года включительно каждого работника в письменной форме необходимо уведомить об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления в порядке, предусмотренном ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" (далее по тексту - Закона N 439-ФЗ) сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции Закона N 439-ФЗ) или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Получить от работника заявление с выбранным способом формирования сведений о трудовой деятельности
По 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
Выдать бумажную трудовую книжку
Выдать на руки работнику, отказавшемуся от бумажной трудовой книжки, предоставить сведения о трудовой деятельности.
№ записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
||||
число | месяц | год | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | ||||
14 | 29 | 11 | 2020 | Подано заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации | Заявление от 29.11.2020 | ||
Менеджер по персоналу "подпись" А.А. Иванова печать |
|||||||
Работник "подпись" Б.Б. Петров | |||||||
Конец процедуры | ||
У вас остались вопросы по этой процедуре?
Посмотрите ответы на Часто задаваемые вопросы.
Задайте свой вопрос в обсуждении процедуры.
Либо обращайтесь в службу поддержки по телефону 8 800 333 14 84
Нормативная документация