Уведомление работника по формированию сведений о трудовой деятельности

С 1 января 2020 года в России вводятся электронные трудовые книжки.

Переход от бумажных к электронным трудовым книжкам является добровольным, то есть только с согласия работника.

Для граждан, которые начнут впервые трудовую деятельность с 1 января 2021 г. будут действовать только электронные трудовые книжки.

Электронные трудовые книжки - это сведения о трудовой деятельности работников, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах СФР.

Порядок направления сведений

До 01.01.2023 для передачи в ПФР сведений о трудовой деятельности работников работодателю необходимо составлять отчетность по форме СЗВ-ТД.

С 01.01.2023 сведения о трудовой деятельности работников работодателю составляется отчетность по форме ЕФС-1 и предоставляется в Социальный фонд России.

Форма заполняется в отношении работников при их трудоустройстве, переводе на другую работу, увольнении, а также подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

В отчетность по форме нужно вносить практически ту же информацию, что и в трудовую книжку.

Работодатель должен предоставлять форму в электронном виде усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работники могут посмотреть сведения, которые содержатся в электронной трудовой книжке через Личный кабинет гражданина на официальном сайте СФР или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

Как уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки?

В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 2 ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ (далее – ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ», с учетом п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887 "Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году") работодатель должен письменно уведомить каждого работника об изменениях в законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде до 31 октября 2020 г.

Законом не регламентирован порядок составления уведомления, поэтому работодатель осуществляет уведомлениев соответствии с локальнми нормативными актами с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).

Как правило, уведомление оформляется на фирменном бланке организации с указанием следующих сведений:

• номер уведомления и дата его составления;
• ФИО и должность работника;
• информирование об изменениях трудового законодательства РФ в части способа ведения трудовых книжек;
• о праве работника выбрать электронную трудовую книжку либо сохранить бумажный вариант путем направления работодателю соответствующего заявления до 31.12.2020 г.;
• подпись руководителя организации;
• и иные сведения.

К Уведомлению работодатель может приложить бланк заявления или примерный образец составления заявления о выборе формата ведения трудовой книжки.

Работодатель может направить уведомления по почте либо вручить лично работникам.

Так как за невыполнение обязанности по уведомлению работников на работодателя может быть наложен штраф в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, то у работодателя должны иметься доказательства получения работниками уведомлений. Например, у работодателя должно быть 2 экземпляра уведомления, если работнику будет передано уведомление лично в руки, так как на экземпляре работодателя работник должен расписаться в получение уведомления.

При отправке по почте, необходимо сохранить квитанцию и уведомление о получении.

Заявления работников о формировании сведений о трудовой деятельности

Не позднее 31.12.2020 г. работники должны выбрать способ ведения трудовой книжки. Свой выбор они должны выразить в письменном заявлении, которое направляется работодателю.

В заявлении работник должен указать следующие сведения:

• данные о работодателе (наименование организации, ФИО руководителя);
• свои данные (фамилию, имя, отчество и должность);
• выбор способа ведения трудовой книжки;
• дату составления заявления;
• подпись.

Если работник выбрал электронный формат, то работодатель обязан выдать ему на руки бумажную трудовую книжку.

В соответствии с п. 3 ст. 2 ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» в выдаваемой трудовой книжке вносится запись: «Подано заявление о предоставлении работодателе сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».

Если работник решил сохранить бумажную трудовую книжку или не заявил о своем выборе, то работодатель обязан вносить сведения о трудовой деятельности в бумажную версию в соответствии со ст. 66 ТК РФ, а также вести электронную версию.

Важно знать, что за работником, выбравшим ведение трудовой книжки в бумажном формате, это право сохраняется при последующем трудоустройстве у другого работодателя.

Еще закон предоставляет данным работникам право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (п. 4 и 5 ст. 2 ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ»).

Категория лиц, которые вправе подать заявление о выборе формата ведения трудовой книжки в любое время

ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» позволяет гражданам подать заявление о выборе формата трудовой книжки работодателю в любое время, если они не имели такой возможности по 31 декабря 2020 года. К таким гражданам относятся:

1. работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период: временной нетрудоспособности; отпуска; отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, законами и иными нормативными актами РФ;
2. лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях (п. 6 ст. 2 ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ»).