Уведомление работника по формированию сведений о трудовой деятельности

смотреть видео
Процедура уведомления работника по формированию сведений о трудовой деятельности: инструкция по уведомлению в соответствии с ТК РФ и необходимые шаблоны документов.
Полезная информация
Описания
>>>
Уведомление по формированию сведений о трудовой деятельности

С 1 января 2020 года в России вводятся электронные трудовые книжки.

Переход от бумажных к электронным трудовым книжкам является добровольным, то есть только с согласия работника.

Для граждан, которые начнут впервые трудовую деятельность с 1 января 2021 г. будут действовать только электронные трудовые книжки.

Электронная трудовая книжка - это цифровой формат «бумажной версии», в котором указываются аналогичные сведения о трудовой деятельности гражданина и хранятся на информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Порядок направления сведений в ПФР

Для передачи в ПФР сведений о трудовой деятельности работников работодателю необходимо составлять отчетность по форме СЗВ-ТД.

Форма СЗВ-ТД заполняется в отношении работников при их трудоустройстве, переводе на другую работу, увольнении, а также подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

В отчетность по форме СЗВ-ТД нужно вносить практически ту же информацию, что и в трудовую книжку.

Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 г. № 730п с 1 января 2020 г. представлять сведения следует не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Работодатель должен предоставлять форму в электронном виде усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если численность работников менее 25, то форму СЗВ-ТД можно предоставить на бумажном носителе.

Работники могут посмотреть сведения, которые содержатся в электронной трудовой книжке через Личный кабинет гражданина на официальном сайте ПФР или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

Как уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки?

В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 2 ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ (далее – ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ», с учетом п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887 "Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году") работодатель должен письменно уведомить каждого работника об изменениях в законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде до 31 октября 2020 г.

Законом не регламентирован порядок составления уведомления, поэтому работодатель осуществляет уведомлениев соответствии с локальнми нормативными актами с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).

Как правило, уведомление оформляется на фирменном бланке организации с указанием следующих сведений:

  • номер уведомления и дата его составления;
  • ФИО и должность работника;
  • информирование об изменениях трудового законодательства РФ в части способа ведения трудовых книжек;
  • о праве работника выбрать электронную трудовую книжку либо сохранить бумажный вариант путем направления работодателю соответствующего заявления до 31.12.2020 г.;
  • подпись руководителя организации;
  • и иные сведения.

К Уведомлению работодатель может приложить бланк заявления или примерный образец составления заявления о выборе формата ведения трудовой книжки.

Работодатель может направить уведомления по почте либо вручить лично работникам.

Так как за невыполнение обязанности по уведомлению работников на работодателя может быть наложен штраф в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, то у работодателя должны иметься доказательства получения работниками уведомлений. Например, у работодателя должно быть 2 экземпляра уведомления, если работнику будет передано уведомление лично в руки, так как на экземпляре работодателя работник должен расписаться в получение уведомления.

При отправке по почте, необходимо сохранить квитанцию и уведомление о получении.

Заявления работников о формировании сведений о трудовой деятельности

Не позднее 31.12.2020 г. работники должны выбрать способ ведения трудовой книжки. Свой выбор они должны выразить в письменном заявлении, которое направляется работодателю.

В заявлении работник должен указать следующие сведения:

  • данные о работодателе (наименование организации, ФИО руководителя);
  • свои данные (фамилию, имя, отчество и должность);
  • выбор способа ведения трудовой книжки;
  • дату составления заявления;
  • подпись.

Если работник выбрал электронный формат, то работодатель обязан выдать ему на руки бумажную трудовую книжку.

В соответствии с п. 3 ст. 2 ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» в выдаваемой трудовой книжке вносится запись: «Подано заявление о предоставлении работодателе сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».

Если работник решил сохранить бумажную трудовую книжку или не заявил о своем выборе, то работодатель обязан вносить сведения о трудовой деятельности в бумажную версию в соответствии со ст. 66 ТК РФ, а также вести электронную версию.

Важно знать, что за работником, выбравшим ведение трудовой книжки в бумажном формате, это право сохраняется при последующем трудоустройстве у другого работодателя.

Еще закон предоставляет данным работникам право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (п. 4 и 5 ст. 2 ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ»).

Категория лиц, которые вправе подать заявление о выборе формата ведения трудовой книжки в любое время

ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» позволяет гражданам подать заявление о выборе формата трудовой книжки работодателю в любое время, если они не имели такой возможности по 31 декабря 2020 года. К таким гражданам относятся:

  1. работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период: временной нетрудоспособности; отпуска; отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, законами и иными нормативными актами РФ;
  2. лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях (п. 6 ст. 2 ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ»).

Уведомление по формированию сведений о трудовой деятельности

Уведомление работника

по формированию сведений о трудовой деятельности

в электронном виде

Порядок действий

 Электронная трудовая книжка (ЭТК) - это сведения о трудовой деятельности работника, которые в цифровом виде хранит ПФР.

1.

Сдавать в ПФР новую форму отчетности - СЗВ-ТД

Форму нужно подавать на каждого работника, который был принят, уволен, переведен на другую постоянную работу, а также на того, кто подал заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной книжки. Срок сдачи СЗВ-ТД - 15-е число следующего месяца. Если в текущем месяце с работником ничего из этого не случилось, сдавать СЗВ-ТД не надо.

С 1 января 2021 года данные о приеме и увольнении придется сообщать не позднее рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа.

Документ можно представлять в бумажном виде.

Форму нужно будет заверять подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при ее наличии).

2.

Уведомить работника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде

По 31 октября 2020 года включительно каждого работника в письменной форме необходимо уведомить об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления в порядке, предусмотренном ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" (далее по тексту - Закона N 439-ФЗ) сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции Закона N 439-ФЗ) или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

3.

Получить от работника заявление с выбранным способом формирования сведений о трудовой деятельности

По 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

4.

Выдать бумажную трудовую книжку

Выдать на руки работнику, отказавшемуся от бумажной трудовой книжки, предоставить сведения о трудовой деятельности.

№ записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе
на другую постоянную работу, квалификации, увольнении
(с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование,
дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
14 29 11 2020 Подано заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации Заявление от 29.11.2020
Менеджер по персоналу "подпись" А.А. Иванова
печать
Работник "подпись" Б.Б. Петров

Конец процедуры

 

Нормативная документация

- ст. 66 и ст. 66.1 ТК РФ.