Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

смотреть видео
Составьте грамотное соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами по образцу 2024 года. Заполненный бланк соглашения об электронном документообороте (ЭДО) по договору можно скачать в формате Word или PDF.
Дата актуализации: 2024-03-11
Полезная информация
Описания
> > >
Соглашение об электронном документообороте

Все больше организаций задумываются или уже перешли на безбумажный документооборот.

При электронном документообороте между юридическими лицами большая часть документов создается в электронном виде и хранится архивах.

Для такой работы компании выбирают специальное программное обеспечение, разработанное компанией - оператором ЭДО.

При работе можно создать сразу оригинал документа, подписав его электронной подписью.

Так как информация в электронной форме, подписанная соответствующей подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Согласно ч. 1 ст. 3 ФЗ "Об электронной подписи" № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. отношения в области использования электронных подписей регулируются указанным Законом, другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, а также соглашениями между участниками электронного взаимодействия.

Таким образом, для обмена документами в электронными форме понадобится соглашение сторон договора.

Содержание соглашения об ЭДО

Соглашение об электронном документообороте составляется в произвольной форме.Как правило, в соглашении прописывается следующая информация:

  • наименование и реквизиты основной сделки (договора), на основании которой заключается соглашение;
  • место и дата подписания соглашения;
  • сведения о сторонах (юридических или физических лиц);
  • термины и определения, которые содержатся в тексте;
  • предмет соглашения (необходимо указать цель заключения документа);
  • способы осуществления документооборота;
  • формы и форматы электронных документов;
  • порядок организации электронного документооборота;
  • прочие условия;
  • срок действия соглашения;
  • порядок разрешения споров.

Соглашение заверяется подписями обеих сторон сделки.

Соглашение об электронном документообороте

Приложение №  

к  .

 от  г.

Соглашение об электронном документообороте

 

г.


 и , являясь Сторонами   №  от г. (далее - "Договор"), заключили настоящее Соглашение об электронном документообороте к  о нижеследующем:

1.

Термины

1.1.

Идентификация - установление личности уполномоченного лица при осуществлении ЭД.

1.2.

Информационная система ЭД - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

1.3.

Оператор информационной системы ЭД - гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в рамках которой осуществляется ЭД.

1.4.

Оператор электронного документооборота (Оператор ЭД) - оператор информационной системы ЭД - организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках ЭД и соответствующая требованиям, установленным Приказом ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/76@

1.5.

Пользователь - уполномоченное лицо Стороны, обладатель ключей электронной подписи для использования в информационной системе ЭД.

1.6.

Уполномоченное лицо - гражданин, являющийся Стороной Договора или представителем Стороны, уполномоченный Стороной на совершение сделки или иного юридического действия от имени Стороны в рамках ЭД.

1.7.

 Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

1.8.

Электронный документооборот (ЭД) - создание и/или отправка электронных документов между Сторонами по телекоммуникационным каналам связи.

Термины и понятия, не определенные Соглашением, определяются в значениях, установленных законодательством Российской Федерации.

 Термины и понятия, относящиеся к электронной подписи, используются в значении, указанном в Федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи" (далее - Закон об электронной подписи).

2.

Предмет Соглашения

2.1.

Соглашение регулирует отношения Сторон, возникающие в связи с ЭД в ходе исполнения Сторонами Договора.

2.2.

В рамках ЭД производится, в частности:

2.2.1.

обмен документами и юридически значимыми сообщениями по заключенному Договору.

2.2.2.

направление претензий и иных документов, направленных на урегулирование спора по Договору.

3.

Способы осуществления ЭД

3.1.

ЭД осуществляется:

3.1.1.

путем передачи сообщений электронной почты через Интернет.

3.1.2.

через Оператора ЭД и с учетом установленных им правил.

4.

Способы идентификации и аутентификации уполномоченных лиц

4.1.

Идентификация и аутентификация уполномоченных лиц при совершении ими сделок или иных юридических действий осуществляется с помощью любых электронных и иных технических средств и способов, применимых с учетом выбранных Сторонами способов осуществления ЭД. Требование о наличии подписи при совершении сделки считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю.

4.2.

Идентификация и аутентификация уполномоченных лиц при осуществлении обмена Сторонами счетами-фактурами и универсальными передаточными актами (УПД) в электронной форме с участием Оператора ЭД осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи уполномоченного лица.

5.

Формы и форматы документов

5.1.

Стороны в порядке п. 1 ст. 169 НК РФ согласны на обмен в рамках ЭД счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД), в том числе, со статусом “1”. При выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме Стороны руководствуются , а также утвержденными федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматами представления счета-фактуры, УПД, корректировочного счета-фактуры в электронной форме.

5.2.

Электронные документы, формат представления которых не установлен нормативными актами, Договором или настоящим Соглашением, оформляются в виде/способом:

5.2.1.

электронных образов документов, предварительно составленных на бумажном носителе, в формате pdf. Электронный образ документа должен обеспечивать визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1. Качество представленных электронных образов документов должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Если бумажный документ состоит из двух и более листов, электронный образ такого бумажного документа формируется в виде одного файла. Для сканирования документов необходимо использовать режим сканирования документа "оттенки серого" с разрешением 300 dpi

5.3.

Если Договором или иным соглашением Сторон предусмотрена бумажная форма документа или специальный способ его направления (например, заказным письмом), такой документ может быть также направлен в форме электронного документа исключительно в целях оперативного информирования другой Стороны, но не в целях наступления юридических последствий для получателя.

5.4.

Стороны вправе:

- если иное не предусмотрено Соглашением, оформлять документы на бумажном носителе вместо электронных документов,

- если иное не установлено законом, дополнительно к электронным документам обмениваться бумажными экземплярами документов, подписанными собственноручной подписью Сторон. Запрос Стороны о предоставлении документа в бумажном виде должен быть удовлетворен другой Стороной в течение  () дней с момента его получения.

6.

Организация ЭД через Оператора ЭД

6.1.

При организации ЭД через Оператора ЭД каждая Сторона вправе самостоятельно выбрать Оператора ЭД.

6.2.

Стороны обязуются обеспечить подключение к системе электронного документооборота оператора ЭД, в том числе заключить соответствующие договоры, оформить и представить оператору ЭД заявление об участии в электронном документообороте, а также получить у оператора идентификатор участника обмена, реквизиты доступа и другие необходимые данные, уведомить об этом другую Сторону (с указанием идентификатора участника обмена), а также осуществить тестовый обмен документами.

6.3.

В случае, если Стороны пользуются услугами различных Операторов ЭД, такие Операторы должны соответствовать следующим критериям: между операторами обеспечено роуминговое взаимодействие; операторами подтверждена техническая возможность для приема и передачи электронных документов. В случае прекращения роуминговых отношений между Операторами ЭД, услугами которых пользуются Стороны, в случае невозможности обмена электронными документами вследствие прекращения таких отношений, а также в случае, если Сторона, являющаяся продавцом (исполнителем), не предоставила согласие на предоставление формируемых ею документов Оператору ЭД, услугами которого пользуется другая Сторона, Стороны осуществляют обмен документами на бумажном носителе с подписанием их собственноручной подписью. В случае, если Сторона намеревается сменить Оператора ЭД, такая Сторона обязана до начала обмена электронными документами посредством нового оператора электронного документооборота предоставить другой Стороне документы и сведения, предусмотренные пунктом 6.2 Соглашения, а также осуществить тестовый обмен электронными документами.

6.4.

Порядок ЭД:

6.4.1.

Сторона формирует необходимый документ в электронном виде, подписывает его электронной подписью, направляет файл с документом в электронном виде в адрес другой Стороны через Оператора ЭД и сохраняет подписанный электронный документ.

6.4.2.

Стороны обязуются не позднее следующего рабочего дня с момента получения документа обмениваться извещениями в электронном виде о получении и отправке документов.

6.4.3.

Если Сторона не получила в установленный срок любое из положенных подтверждений Оператора ЭД или файл с документом, он сообщает о данном факте Оператору ЭД.

6.4.4.

В случае необходимости внесения корректировок в подписанный электронный документ, направляющая Сторона направляет откорректированный документ и информационное письмо получающей Стороне в порядке, установленном Оператором ЭД.

6.4.5.

Электронные первичные учетные документы должны быть переданы единым пакетом по каждой партии товаров, этапу работ/услуг.

6.4.6.

Электронный документ считается доставленным Стороне при получении направляющей Стороной подтверждения поступления электронного документа от Оператора ЭД, с которым у получающей Стороны заключен договор. Указанное подтверждение должно быть подписано электронной подписью Оператора ЭД с указанием даты и времени поступления акта об оказании услуги такому Оператору.

6.4.7.

Если направляющая Сторона не получила от получающей Стороны или Оператора ЭД извещение о получении электронного документа в течение  с момента его направления, направляющая Сторона оформляет документ на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью.

6.5.

Хранение документов:

6.5.1.

Электронные документы хранятся в информационной системе Оператора ЭД по адресу  с возможностью доступа к ним каждой из Сторон.

7.

Тестовый период

7.1.

В целях проверки работоспособности или совместимости технических средств Сторон и/или оператора информационной систем ЭД, Стороны устанавливают тестовый период, в течение которого обмен документов в электронном виде дублируется бумажными экземплярами.

7.2.

Тестовый период устанавливается в течение  ()  с даты первого обмена документами в электронном виде.

7.3.

Положительным результатом тестового периода является отсутствие ошибок и замечаний Сторон к процессу ЭД, при достижении которого Стороны прекращают дублировать ЭД бумажным.

8.

Порядок получения и использования электронной подписи

8.1.

Усиленная квалифицированная электронная подпись

8.1.1.

Удостоверяющий центр, выдающий сертификаты усиленной квалифицированной электронной подписи: .

8.1.2.

Удостоверяющий центр, выдающий сертификаты усиленной квалифицированной электронной подписи - оператор информационной системы ЭД.

8.2.

Общие правила использования электронной подписи

8.2.1.

Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее.

8.2.2.

В случае оспаривания любой из Сторон действительности электронной подписи, такая электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда, вступившим в законную силу, не будет установлено иное.

9.

Иные права и обязанности Сторон

9.1.

Стороны обязуются:

9.1.1.

информировать друг друга о невозможности обмена электронными документами по техническим причинам, а также приложить все усилия к устранению причин невозможности осуществления ЭД и после их устранения уведомить другую Сторону о возобновлении электронного документооборота с указанием соответствующей даты. В период действия такого временного сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью.

9.1.2.

своевременно уведомлять другую Сторону об изменении любых сведений, в случае, если изменение таких сведений может повлиять на своевременное получение или направление такой Стороной любой информации.

9.1.3.

самостоятельно обеспечивать хранение направленных и полученных электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

9.2.

Стороны вправе запросить любое применимое подтверждение получения электронного документа от другой Стороны.

10.

Цена Соглашения

10.1.

Обязательства по настоящему Соглашению исполняются без уплаты вознаграждения какой-либо Стороне.

10.2.

Стороны самостоятельно несут расходы по исполнению Соглашения.

11.

Срок действия Соглашения

11.1.

Соглашение вступает в силу с момента заключения .

11.2.

Соглашение распространяется на отношения Сторон по предмету Соглашения с 

12.

Ответственность Сторон

12.1.

Стороны несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по Соглашению в соответствии с законодательством Российской Федерации.

12.2.

Риск неправомерного подписания электронного документа электронной подписью несет Сторона, уполномоченный представитель которой является владельцем сертификата ключа проверки электронной подписи.

12.3.

Сторона, нарушившая условия о конфиденциальности ключа электронной подписи, обязана возместить другой Стороне возникшие в результате такого нарушения убытки, которые возникли у другой Стороны до момента официального уведомления об аннулировании ключа электронной подписи и отзыве конкретных документов, подписанных указанным ключом.

13.

Изменение и расторжение Соглашения

13.1.

Соглашение может быть изменено или расторгнуто по соглашению Сторон либо по требованию одной из Сторон по основаниям и в порядке, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации или Договором.

13.2.

Каждая из Сторон вправе отказаться от исполнения Соглашения в одностороннем порядке (расторгнуть Соглашение) в любой момент без объяснения причин отказа, письменно уведомив об этом другую Сторону. При одностороннем отказе от исполнения, Соглашение считается расторгнутым по истечении  () календарных дней с момента получения одной Стороной уведомления о расторжении от другой Стороны.

 

От имени : __________

От имени : __________

В пункте 5.1. указан документ, утративший актуальность: Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н 
Здравствуйте! Спасибо за обращение. Заменили в п. 5.1 на актуальный Приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14.