Универсальный передаточный документ

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ. Сфера применения УПД достаточно широкая, например:

• передача имущественных прав или итогов по выполненным работам;
• регулярная отгрузка разных типов товаров;
• выполнение компанией функций посредника.

Законодательство не предъявляет четких требований к составлению УПД, так как он не является обязательным документом и применяется по решению самого налогоплательщика.

Налогоплательщики могут разработать свою форму либо использовать рекомендованную форму ФНС России (<Письмо> ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

Порядок заполнения УПД

В УПД должны содержаться реквизиты счета-фактуры и первичного документа. Сведения заполняются продавцом и покупателем.

Форму условно можно разделить на две части: счет-фактура и первичный документ. Продавец заполняет счет-фактуру и первую половину первичного документа, а покупатель заполняет только вторую половину первичного документа.

Порядок заполнения УПД зависит статуса:

"1" - если вы применяете его одновременно как счет-фактуру и как первичный документ;

"2" - если вы применяете его исключительно как первичный документ.

Сведения, заполняемые при статусе "1"

Если статус УПД "1", то фрагмент с реквизитами счета-фактуры заполняется в общем порядке, предусмотренном для счетов-фактур. Каких-либо особенностей для случаев, когда счет-фактура является частью УПД, нет.

Заполнение продавцом

Со стороны продавца заполняется следующие сведения (строки 1-14):

• номер и дата счета-фактуры;
• сведения о продавце и покупателе (ФИО/наименование, адрес, ИНН/КПП);
• сведения о грузоотправителе и грузополучателе (ФИО/наименование, адрес);
• наименование валюты, код согласно Общероссийскому классификатору валют (ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000);
• таблица, в которой содержаться сведения аналогично счёту-фактуры (графы А-11);
• количество листов УПД;
• ФИО и подпись руководителя организации и главного бухгалтера;
• наименование и реквизиты документа, на основании которого происходит передача/отгрузка товара (работ, услуг);
• дата отгрузки (передачи);
• иные сведения о передаче/отгрузке;
• должности, Ф.И.О. и подписи ответственных лиц со стороны продавца;
• наименование субъекта – составителя.

Согласно Письму ФНС России от 17.06.2021 N ЗГ-3-3/4368 рекомендованную форму УПД со статусом "1" дополнить строкой с реквизитами, позволяющими идентифицировать документ об отгрузке товаров (о выполнении работ, об оказании услуг), о передаче имущественных прав (строка 5а).

А если УПД заполняется в рамках государственного контракта, рекомендованную форму также дополнить строкой с реквизитами идентифицирующими, государственный контракт, договор (соглашение) (строка 8). Согласно п. 5 ст. 169 НК РФ данные реквизиты должны быть указаны в счете-фактуры.

Заполнение покупателем

Со стороны покупателя заполняются следующие сведения (строки 15-19):

• дата получения/принятия товаров (работ, услуг);
• ФИО, должность и подпись лица, принявшего товары (работы, услуги);
• иные сведения о приемке;
• ФИО, должность и подпись лица ответственного за правильность оформления;
• наименование субъекта – составителя.

Сведения, заполняемые при статусе "2"

Если УПД имеет статус "2", то нужно указывать только реквизиты, обязательные для первичного документа. Таким образом, реквизиты, которые обязательны только для счета-фактуры, можно не заполнять.

Можно не заполнять следующие сведения:

• номер и дата платежно-расчетного документа (строка 5);
• реквизиты документа об отгрузке (строка 5а);
• сумма акциза (графа 6 в таблице);
• размер налоговой ставки (графы 7 и 8 в таблице);
• цифровой код страны происхождения товара и краткое наименование страны происхождения товара (графы 10 и 10а в таблице);
• номер таможенной декларации" (графа 11 в таблице).

Остальные реквизиты заполняются в общем порядке. Стороны могут проставить на УПД печать, если она у них есть, но это не обязательно.

Он может быть составлен в электронной либо бумажной форме. Если УПД имеет электронную форму, то подписывать необходимо:

• усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного продавцом лица. Подпись главного бухгалтера не требуется (для УПД со статусом "1");
• электронной подписью лица, ответственного за оформление операции (независимо от статуса УПД).