Должностная инструкция для специалистов секретариата

смотреть видео
Должностная инструкция офис-менеджера и других специалистов секретариата не имеет унифицированной формы. В разделе можно составить и скачать образец должностной инструкции для офис-менеджера и других работников секретариата.
Дата актуализации: 2018-01-10
Полезная информация
Описания
>>>>
Должностная инструкция для специалистов секретариата

Сведения о специалистах секретариата

В небольших организациях обязанность по ведению делопроизводства, принятию телефонных звонков, приему посетителей, обеспечению сотрудников канцелярскими товарами и иными расходными материалами, а также осуществление деятельности по подготовке совещаний и собраний выполняет один офис-менеджер, а в крупных организациях данную работу выполняет целый отдел – секретариат.

Секретариат – это структурное подразделение организации, основной функцией которого, является выполнение работы организационно-исполнительного характера по обслуживанию руководства.

Численный состав и штат специалистов секретариата может быть различным.

В секретариат могут входить следующие сотрудники:

  • помощник директора;
  • администратор;
  • офис-менеджер;
  • переводчик.

На выше перечисленные должности могут приниматься лица с различным уровнем образования и стажем работы в соответствии с Квалификационным справочником должностей, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. № 37.

Должностная инструкция офис менеджера и других специалистов секретариата

Работа специалистов секретариата регламентируется соответствующими должностными инструкциями.

В представленном образце должностной инструкции устанавливаются перечень прав и обязанностей всех специалистов секретариата.

Рассмотрим более подробно должностную инструкцию офис-менеджера. Этот документ составляется кадровыми специалистами в произвольной форме.

В должностной инструкции офис- менеджера должны прописываться следующие сведения:

  • трудовые функций, которые могут быть поручены работнику (например: организация работы офиса, ведение делопроизводства и организация документооборота, разработка и ведение расходов на офисные нужды и т.д.);
  • уровень профессиональной подготовки офис-менеджера, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей;
  • перечень знаний, методов и средств, которые должен уметь применять работник при выполнении своих должностных обязанностей (например: основы делопроизводства, основы документационного обеспечения управления и т.д.).

Должностная инструкция офис менеджера может быть оформлена в виде приложения к трудовому договору или как отдельный документ.

Специалист секретариата должен быть ознакомлен с должностной инструкцией, о чем ставится его виза об ознакомлении на самом документе, либо на специальном бланке.

Должностная инструкция для специалистов секретариата

Приложение № 

к трудовому договору № от г.

заключенному между  и

УТВЕРЖДАЮ:

 

 

__________  

г.

Должностная инструкция

1.

Общие положения

1.1.

Наименование структурного подразделения: .

1.2.

Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и полномочия  (далее по тексту - "Работник").

1.3.

"Работник" относится к категории: .

1.4.

Порядок назначения на должность и освобождения от должности "Работника" определяется в соответствии с .

1.5.

"Работник" в своей работе руководствуется следующими документами:

- действующим законодательством РФ;

- положением о структурном подразделении;

- постановлениями и распоряжениями вышестоящей организации;

- приказами руководителя организации;

- распоряжениями руководителя структурного подразделения;

- настоящей должностной инструкцией;

 
-  ;

- трудовым договором.

1.6.

"Работник" в своей работе непосредственно подчиняется:

-  

 

1.7.

"Работнику" непосредственно подчинены:

-  

 

2.

Функции

2.1.

Основные задачи и направления деятельности "Работника":

- организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

- ведение делопроизводства, формирование номенклатуры дел;

- организация телефонных переговоров, совещаний, приема посетителей;

- ведение протоколов заседаний и совещаний.

3.

Должностные обязанности

3.1.

"Работник" в рамках возложенных на него функций выполняет следующие обязанности:

- планировать рабочий день руководителя; 

- осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия; 

- сопровождать руководителя на встречах, в поездках; 

- выезжать по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем; 

- принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

- вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; 

- принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;

- готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

- следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;

- организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

- по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

- выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

- осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

- вести контрольно-регистрационную картотеку;

- обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;

- печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных;

- организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

- формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;

- копировать документы на персональном ксероксе.

3.2.

"Работник" должен выполнять основные обязанности, предусмотренные документами, регламентирующими правила внутреннего трудового распорядка и действующими в организации.

4.

Права и полномочия

4.1.

"Работник" для выполнения возложенных на него обязанностей наделяется следующими полномочиями: 

- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

- знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей;

- вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.;

- в пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению;

- запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;

- требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

5.

Ответственность

5.1.

"Работнику" необходимо отвечать за свои действия (бездействия) в рамках зафиксированных в п.п. 34 настоящей инструкции обязанностей, прав и полномочий.

5.2.

"Работник" несет дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, предусмотренном законодательством.

6.

Требования к квалификации

6.1.

Требования к квалификации "Работника" установлены на основании требований документа "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утв. постановлением Минтруда от 21 августа 1998 г. № 37).

6.2.

Квалификация "Работника" должна соответствовать следующим требованиям:

Образование: высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Навыки:

- Административные навыки: "Работник" должен уметь: .

- Специальные навыки: "Работник" должен уметь: .

Опыт работы:  не менее .   

Профессиональные знания: "Работник" должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; 

- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

- организацию делопроизводства; 

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело;

- машинопись; 

- правила пользования приемно-переговорными устройствами; 

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; 

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики; 

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права и законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

Согласовано:

 

 

С должностной инструкцией ознакомлен(а)  
(подпись) (расшифровка подписи)
  г.