Журнал регистрации справок

Согласно ст. 62 ТК РФ, по письменному заявлению работодатель обязан в течение трех рабочих дней выдать работнику копии документов, связанных с трудовой деятельностью. Работодатель уполномочен выдавать следующие виды справок:

• о заработной плате;
• о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах;
• о сумме зарплаты за два года;
• о периоде работы в организации;
• о характере и условиях труда;
• и иные справки.

Следует отметить, что справки с места работы могут быть затребованы не только самим работником, но и органами государственной власти, органами местного самоуправления и сторонними организациями для подтверждения различных фактов из трудовой биографии работника. Справки, выдаваемые работодателем, регистрируются в специальном журнале регистрации справок.

Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ: по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов, все справки компактно сгруппированы в одном месте, из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Содержание журнала регистрации справок

Журнал регистрации и выдачи справок оформляется произвольно, так как не имеет унифицированной формы. Представленный образец оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:

• порядковый номер;
• данные о лице, внесшем запись (должность, фамилия, имя, отчество);
• дата выдачи справки;
• структурное подразделение;
• данные о работнике, которому выдается документ (должность, фамилия, имя, отчество);
• краткое содержание выдаваемых документов.

Журнал регистрации выданных справок обычно ведется кадровым работником, но такая обязанность может быть возложена и на сотрудника делопроизводства.