Назначение лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей

смотреть видео
На этой странице подробно описано назначение ответственного за ведение трудовых книжек. Ознакомьтесь с инструкцией и скачайте документы, необходимые для данной процедуры.
Дата актуализации: 2021-09-27
Полезная информация
Описания
>>>
Назначение лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей

Процедура назначения лица, ответственного за ведение трудовых книжек, распространена в кадровом делопроизводстве. Согласно п. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек", на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним.

Порядок назначения ответственного за ведение трудовых книжек

Назначение ответственного за трудовые книжки начинается со знакомства сотрудника с соответствующими нормативными актами. К ним относятся:

  • Трудовой кодекс РФ;
  • Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек";

Согласно статье 65 ТК, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю в числе прочих документов трудовую книжку, за исключением случаев, когда договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Трудовые книжки хранятся у работодателя и выдаются работнику в день его увольнения (статья 84.1 ТК РФ).

Как составить приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Процедура назначения лица, ответственного за ведение трудовых книжек, начинается с издания работодателем приказа (распоряжения). Приказ доводится до сведения работника под роспись. Также с приказом необходимо ознакомить других заинтересованных лиц, например, руководителя отдела кадров или работника, ответственного за работу с трудовыми книжками на время отсутствия основного работника. Издавать приказ заново необходимо при передаче обязанностей другому должностному лицу.

Если в трудовом договоре или в должностной инструкции работника не указаны обязанности о ведении трудовых книжек, то далее необходимо провести процедуру поручения дополнительной работы. Выполнение работником дополнительной работы допускается только при наличии его письменного согласия – дополнительного соглашения к трудовому договору. Дополнительное соглашение закрепляет условия выполнения дополнительной работы и подписывается обеими сторонами трудовых отношений.

Назначение лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей

Назначение лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

Порядок действий

1.

Ознакомить работника с необходимыми документами

Необходимо ознакомить работника с нормативными актами:

- Трудовым кодексом РФ (ст.ст. 65, 66, 84.1 и др.);

- Постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 "О трудовых книжках";

- Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н 'Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек';

- Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015;

- Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденным Приказом Минфина России №117н от 22.12.2003;

- Порядком установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденным Постановлением Минтруда России №50 от 24.06.1994

4.

Ознакомить работника с приказом о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них под роспись

Приказ следует распечатать и ознакомить с ним работника под роспись - в нижней части приказа работник должен расписаться и поставить дату ознакомления.

В случае, когда невозможно довести до сведения работника содержание приказа или в случае отказа работника ознакомиться с ним, на приказе ставится соответствующая запись.

5.

Составить акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них за подписями сдавшего, принявшего и свидетелей

Конец процедуры

У вас остались вопросы по этой процедуре?

Посмотрите ответы на Часто задаваемые вопросы.

Задайте свой вопрос в обсуждении процедуры.

Либо обращайтесь в службу поддержки по телефону 8 800 333 14 84

Нормативная документация

- ст. 5.27 КоАП

- Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015

- ст.65 ТК РФ

- ст.66 ТК РФ

- ст. 84.1 ТК РФ