Процедура выдачи копий документов работнику, связанных с работой

смотреть видео
Выдача документов, связанных с работой начинается с подачи работником соответствующего заявления. В разделе представлена процедура выдачи копий документов, связанных с работой- описание порядка выдачи и бланки необходимых документов.
Дата актуализации: 2024-09-04
Полезная информация
Описания
> > >
Процедура выдачи копий документов работнику, связанных с работой

Основания для выдачи работнику копий документов, связанных с работой

В хозяйственной деятельности любой организации, независимо от ее размеров и специализации существует значительный документооборот, который составляется для внутреннего (для сотрудников организации) и внешнего пользования (для контрагентов, контролирующих органов и т.д.).

Часто возникают ситуации, когда работнику нужны документы, связанные с его работой в организации, например:

  • оформление приема на работу по совместительству;
  • подтверждение трудового стажа;
  • получение различных денежных выплат;
  • получение кредита;
  • увольнение;
  • и иные ситуации.

Порядок выдачи документов регулируется ст. 62 ТК РФ.

Согласно данной статье работодатель обязан безвозмездно выдать по заявлению работника документы (или копии), связанные с работой, например:

  • копия приказа о приеме на работу;
  • копия приказа о перевод на другую работу;
  • копия приказа об увольнении с работы;
  • выписка из трудовой книжки;
  • справка о заработной плате;
  • справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • справка о периоде работы у данного работодателя;
  • иные.

Данный перечень открытым. Следовательно, работник может потребовать копию иного документа, прямо не оговоренного в ТК РФ, если сочтет, что этот документ содержит информацию о его трудовой деятельности.

Порядок выдачи работнику документов, связанных с работой

Инициирует процедуру выдачи документов (или их копий), связанных с работой, сам работник путем подачи заявления на имя руководителя организации.

Заявление составляется в произвольной форме, так как унифицированной формы заявления выдаче документов, связанных с работой трудовым законодательством РФ не разработано.

В заявлении работник должен перечислить наименование тех документов, которые ему необходимо получить.

С заявлением работника руководитель организации должен ознакомиться и проставить визу или отметку, свидетельствующую о том, что он осведомлен о желании работника.

Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику документы, связанные с работой.

В случае нарушения данного срока или отказа, работодатель может быть привлечен к ответственности по п.1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Все документы, выдаваемые работнику по его просьбе, должны быть надлежащим образом оформлены. Например, они должны содержать: печать организации, подпись руководителя или уполномоченного им лица, номер и дата составления документа.

Если выдается копия, то она должна быть заверена следующим образом:

  1. ставится отметка о том, что данная копия верна;
  2. указываются сведения о лице, заверившем копию (должность лица, подпись и расшифровка подписи);
  3. ставится дата заверения копии;
  4. проставляется печать организации.

Копии документов, связанных с работой, в зависимости от вида, могут быть заверены службой кадров или бухгалтерией организации.

Процедура выдачи копий документов работнику, связанных с работой

Выдача документов, связанных с работой

Порядок действий

Заявление заполняется непосредственно работником. Руководитель организации должен проставить на заявлении резолюцию о выдаче документов (надпись в верхнем левом углу заявления: Согласовано. Подпись. Расшифровка подписи. Число).

2.

Зарегистрировать заявление в журнале регистрации заявлений 

3.

Подготовить затребованные Работником документы

Результат:

1.

копия приказа о приеме на работу;

2.

копия приказа о переводе на другую работу;

3.

копия приказа об увольнении с работы;

4.

иной приказ;

5.

справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ;

6.

справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;

7.

справка о периоде работы у данного работодателя;

8.

иная справка;

9.

выписка из трудовой книжки;

10.

копия трудовой книжки;

11.

иные документы.

Затраты: документы предоставляются бесплатно.

4.

Выдать изготовленные документы работнику

О получении документов работник расписывается на заявлении.

Срок: 3 рабочих дня.

Конец процедуры

У вас остались вопросы по этой процедуре?

Посмотрите ответы на Часто задаваемые вопросы.

Задайте свой вопрос в обсуждении процедуры.

Либо обращайтесь в службу поддержки по телефону 8 800 333 14 84

Нормативная документация

- ст. 62 ТК РФ.

- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".